Huishoudelijk Reglement


Reglement
Artikel 1
Dit reglement is opgesteld conform artikel 18.1 van de statuten van de vereniging. Het bevat geen bepalingen die strijdig zijn met de geest van die statuten. Het behelst een nadere uitwerking van de statuten, evenals enkele aanvullingen daarop.

Artikel 2
Een voorstel tot wijziging van dit reglement moet schriftelijk en met redenen omkleed aan alle leden van de vereniging voorgelegd worden. Het kan worden ingediend door het bestuur of door tussenkomst van het bestuur- door tenminste 5 stemgerechtigde leden. Het wordt op de eerstvolgende algemene vergadering behandeld, al waar bij gewone meerderheid vanstemmen besloten wordt.


Doelstelling van de vereniging
Artikel 3

De vereniging heeft ten doel:
• het zingen van levensliederen (in de volksmond smartlap heten) zoals deze bedoeld zijn;
• op te treden in bejaardenhuizen, smartlappenfestivals en andere gelegenheden;
• het behoud van de smartlap als een vorm van typisch Nederlandse folklore.

Artikel 4
De vereniging tracht het in artikel 3 omschreven doel te bereiken door:
• de vorming van een muziekcommissie;
• een wekelijkse repetitieavond;
• mogelijke optredens.


Aanvang lidmaatschap
Artikel 5
Alle aanmeldingen van nieuwe leden dienen schriftelijk bij het bestuur (secretaris) te geschieden.

Artikel 6
Men wordt voor maximaal twee weken aspirant lid, in deze periode is geen contributie aan de vereniging verschuldigd.


De leden
Artikel 7

De leden betalen contributie en hoofdelijke omslagen. Zij bezitten stemrecht. Zij hebben voorts recht op inzage van statuten, reglementen en richtlijnen van de vereniging, de ledenlijst, het nieuwsbulletin en verder van al hetgeen door de vereniging gepubliceerd wordt. Tenslotte hebben zij toegang tot alle vergaderingen.

Artikel 8
In aanvulling op de statutair voorgeschreven procedure voor ontzetting uit het lidmaatschapwordt bepaald:
• dat het bestuur verplicht is een beroep op de eerst volgende algemene vergadering te behandelen;
• dat de algemene vergadering bij die gelegenheid bij tweederde meerderheid beslist;
• dat geschorste leden hun verplichtingen tegenover de vereniging behouden, doch geen enkel recht meer bezitten en slechts op vergaderingen worden toegelaten als het besluit tot zijn/haar schorsing wordt behandeld. Achterstallige contributies en hoofdelijke omslagen blijven rechtens invorderbaar.

Artikel 9
Opzegging van het lidmaatschap door een lid moet schriftelijk aan de secretaris geschiedenen kan voor elke eerste dag van het kwartaal waarin het lid de opzegging van kracht wil laten gaan. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaats gehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende kwartaal.

Artikel 10
De contributie en hoofdelijke omslagen worden door de penningmeester van het bestuur geïnd. De penningmeester is bevoegd, met leden die hun lidmaatschap wensen te beëindigen of die door de vereniging opgezegd worden, een regeling te treffen na overleg met het bestuur. Het bestuur kan aan een lid op diens schriftelijke en gemotiveerde verzoek bij uitzondering gehele of gedeeltelijke vrijstelling van zijn bijdragen voor het lopende jaar verlenen. Een dergelijk bestuursbesluit wordt schriftelijk ter kennis van de penningmeester en het lid gebracht.


De donateurs
Artikel 11

De vereniging kent donateurs die bijdragen in geldelijke middelen, goederen en/of diensten. Bijdragen van donateurs worden overgelaten aan ieders toereikendheid en goedgeefsheid. Zij bezitten geen stemrecht, maar hebben recht op inzage van statuten, reglementen en richtlijnen van de vereniging, de ledenlijst, het nieuwsbulletin en verder van al hetgeen door de vereniging gepubliceerd wordt. Tenslotte ontvangen zij een uitnodiging voor jaar- en lustrumfeesten.


Het bestuur
Artikel 12

De verantwoordelijkheden binnen het bestuur worden als volgt verdeeld:

De voorzitter is belast met:
• de algemene leiding van de vereniging onder verantwoordelijkheid van het bestuur;
• hij/zij besteedt speciale aandacht aan het bepaalde in artikel 4;
• hij/zij leidt de vergaderingen;
• hij/zij tekent met de secretaris de goedgekeurde notulen van de vergaderingen;
• hij/zij tekent met de secretaris alle belangrijke uitgaande stukken.

De secretaris is belast met:
• het uitschrijven van bestuurs- en ledenvergaderingen (in samenwerking met devoorzitter);
• het notuleren van de vergaderingen;
• het aanleggen en bijhouden van een ledenregister met namen, adressen, telefoonnummers en eventuele e-mailadressen;
• de correspondentie en het opstellen van uitgaande stukken en rapporten;
• het beheren van het archief;
• het beheren van de website;
• de secretaris dient op elke vergadering de statuten en dit reglement bij zich te hebben.

De penningmeester is belast met:
• het innen van de contributies, hoofdelijke omslagen e.d. met behulp van het aan hem, door de secretaris, verstrekte ledenregister;
• het beheer van de geldmiddelen;
• het jaarlijks uitbrengen van een financieel verslag;
• het opmaken van een begroting voor het volgende jaar;
• het controleren van uitgaven van de andere bestuursleden.

De PR-medewerker(s) is/zijn belast met:
• het schrijven en publiceren van artikelen t.b.v. de plaatselijke dag- en weekbladen;
• de redactie en uitgave van een nieuwsbrief;
• de contacten en afspraken m.b.t. de optredens;
• het ontvangen en begeleiden van nieuwe leden.

De contactpersoon commissies is belast met:
• het onderhouden van de contacten met de gevormde commissies.

De muziekmedewerker(s) is/zijn belast met:
• het bijhouden van de muzikale bibliotheek;
• het samenstellen van het repertoire (in samenwerking met de dirigent);
• de (namens het bestuur) noodzakelijke zorg voor muzikanten en dirigent;
• de vervanging van de dirigent bij zijn/haar afwezigheid.

Artikel 13
Wanneer een bestuurslid ontslag neemt of ontslagen wordt dient deze plaats zo spoedig mogelijk door het bestuur weer ingevuld te worden. Vervangende bestuursleden treden onmiddellijk in functie en nemen zitting tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering.

Artikel 14
Het bestuur kan, tot wederopzegging, taken en bevoegdheden delegeren aan een commissie.

Artikel 15
Het bestuur heeft recht van toegang tot alle vergaderingen van de commissies. Het kan aan de daar gevoerde beraadslagingen deelnemen en heeft een adviserende stem.

Artikel 16
Het bestuur kan afzonderlijke reglementen ontwerpen. De bepalingen van die reglementen mogen niet in strijd zijn met de statuten of dit huishoudelijk reglement en dienen, om van kracht te zijn, door de algemene vergadering te worden goedgekeurd.

Artikel 17
Het door het bestuur voor zich zelf opgestelde rooster van aftreden, als bedoeld in artikel 8.5 van de statuten, wordt aan de leden bekend gemaakt. Hetzelfde geschiedt met de roosters van aftreden van de muziekcommissie

Artikel 18
Indien het secretariaat, of het penningmeesterschap in andere handen overgaat, geschieden de overgave en overname van het archief en de geldmiddelen binnen een maand na het in functie treden van de nieuw benoemde secretaris of penningmeester, die schriftelijk bevestigt archief en geldmiddelen te hebben ontvangen.


Algemene ledenvergadering
Artikel 19
Het bestuur schrijft jaarlijks een algemene ledenvergadering uit, als bedoeld in artikel 11 va nde statuten. Het bestuur stelt daarvoor een agenda vast. Verder roept het bestuur de ledenvergadering zo vaak bijeen als het bestuur dat nodig acht. Oproepen voor de algemene ledenvergaderingen worden tenminste 14 dagen van tevoren aan de bestuursleden medegedeeld. Het bestuur is belast met de uitvoering van de besluiten van de ledenvergadering.

Artikel 20
Het bestuur kan een vergaderreglement vaststellen en wijzigen, waarin aanvullende regels voor vergadering en besluitvorming worden gegeven. Het vergaderreglement mag geenbepalingen bevatten die afwijken van de wet of strijdig zijn met de statuten

Artikel 21
Agendapunten ten behoeve van de algemene ledenvergadering, als bedoeld in artikel 11 van de statuten, dienen tenminste 14 dagen voor de vergadering schriftelijk bij de secretaris ingediend te worden om voor behandeling in aanmerking te komen. Voorstellen die niet op de agenda voorkomen, of na de genoemde termijn van 14 dagen zijn ingediend, worden in de ledenvergadering alleen dan in behandeling genomen, wanneer tenminste tweederde van de aanwezige leden dit wenst.

Artikel 22
Bij het aftreden van een bestuurslid dienen kandidaten voor de vacature die door de leden worden voorgesteld, tenminste zeven dagen voor de betreffende vergadering schriftelijk aangemeld te worden. Deze kandidaatstelling moet vergezeld zijn van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat. De kandidaat kan staande de vergadering gekozen worden.

Artikel 23
Van het ter algemene ledenvergadering verhandelde worden notulen gehouden door de secretaris of door een door de voorzitter aangewezen persoon. Deze notulen worden in dezelfde of in de eerstvolgende algemene ledenvergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend.

Artikel 24
Notulen van algemene ledenvergaderingen worden gepubliceerd op de internetsite van de vereniging.


Bestuursvergadering
Artikel 25

Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee andere bestuursleden dit wenselijk achten. Oproepen voor de bestuursvergaderingen worden tenminste 7 dagen van tevoren aan de bestuursleden medegedeeld. Bestuursvergaderingen zijn open, waarbij desgewenst leden aanwezig mogen zijn. Besluiten kunnen alleen worden genomen wanneer tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is. Het bestuur kan tevens, indien zij dat nodig acht, besluiten nemen tijdens korte samenkomsten die periodiek plaatsvinden vóór aanvang van de repetitieavond. Ook hiervoor geldt dat tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig moet zijn.

Artikel 26
Van het ter bestuursvergadering verhandelde worden notulen gehouden door de secretaris of door een door de voorzitter aangewezen persoon. Deze notulen worden in de eerstvolgende bestuursvergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend. Besluiten tijdens in artikel 24 genoemde korte samenkomsten worden door de secretaris opgetekend in een besluitenlijst.

Artikel 27
Notulen van bestuursvergaderingen worden gepubliceerd op de internetsite van de vereniging.


De muziekcommissie
Artikel 28

De vereniging kent een muziekcommissie. Het bestuur is gehouden toe te zien op het goed functioneren daarvan. De muziekcommissie is verantwoordelijk voor de muzikale bibliotheek en het samenstellen van het repertoire. Daartoe zoeken zij in overleg met de dirigent muziekstukken uit, en beoordelen door leden aangedragen voorstellen op geschiktheid. Wanneer er nieuwe muziekstukken worden aangeschaft, zorgt de muziekcommissie dat deze uitgedeeld worden aan de leden.


De muzikanten
Artikel 29
Met de muzikanten wordt een muzikantovereenkomst gesloten waarin alle financiële voorwaarden zijn opgenomen. Muzikanten zijn lid van de vereniging, hebben dezelfde rechten en plichten als elk ander lid, maar behoeven geen contributie te voldoen. Voorts hebben zij elke repetitieavond recht op een gratis consumptie.


De dirigent
Artikel 30

Met de dirigent wordt een dirigentovereenkomst gesloten waarin alle functionele als financiële voorwaarden zijn opgenomen. Dirigent heeft elke repetitieavond recht op een gratis consumptie.


Algemeen
Artikel 31

Tijdens de repetitieavonden is het verboden in de repetitieruimte te roken.

Artikel 32
Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van de liederenbundel. Liederen die tijdens optredens ten gehore worden gebracht dienen uit het hoofd geleerd te worden.

Artikel 33
In alle gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien of waarin twijfel bestaat over de uitleg van één of meer bepalingen daarvan, beslist het bestuur.